Vraagstuk van de opdrachtgever
De directie Burgerschap en Interactie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wilde professionals en burgers betrekken bij het Open Government Partnership (OGP). OGP is een wereldwijd initiatief om overheden beter te laten functioneren: transparanter, effectiever en afrekenbaar. In oktober 2013 moest er een breed gedragen Nederlandse visie en actieplan liggen voor het OGP. Balans Communicatie werd gevraagd om een communicatie strategie op te stellen en de uitvoering te coördineren.
Aanpak
We hebben een strategie uitgewerkt langs twee sporen die elkaar versterken. Het eerste spoor was het toetsen en verdiepen van de inhoud in fysieke bijeenkomsten met professionals, het tweede consultatie en participatie met een breder publiek via social media met als doel om vragen en meningen op visie en actieplan te verkrijgen. De opbrengsten uit de verdiepingssessies zijn benut voor de inzet van de social media en vice versa. Aan het einde van de opdracht kwamen beide sporen samen in een grote ‘Open Overheid Oploop’. Deze strategie bestond uit vijf stappen waarbij we professionals en burgers hebben betrokken:
- luisteren en ophalen ideeën;
- ideeën verwerkt in conceptvisie en –kernboodschap, incl. onderzoek bij focusgroepen van burgers;
- organisatie dialoog over de conceptvisie, via twitter en mail en bijeenkomsten, genereren van traffic naar website en Facebook(FB) pagina;
- aandacht creëren voor bijeenkomst in maart waar visie en actieplan breed worden gedeeld;
- organisatie ‘Open Overheid Oploop.
Werkzaamheden
In stap 1 zijn we met een team van de directie Interactie in de ‘Week van de Open Overheid’ langs een aantal bijeenkomsten over thema’s van open overheid gegaan (zoals: Hackaton, open data en de WOB). Daarbij hebben we deelnemers gericht bevraagd over hun ideeën en meningen t.a.v. een Open Overheid. Tegelijkertijd hebben we via geselecteerde internetfora de meningen van breder publiek over de Open Overheid geïnventariseerd. Op basis daarvan hebben we issues en vragen geselecteerd voor de website voor het project.
In stap 2 hebben we o.b.v. de oogst van stap 1 de conceptvisie en de kernboodschap opgesteld, die we hebben getoetst in focusgroepen met burgers. Daarna hebben we de kernboodschap aangepast en gedeeld via de FB-pagina over dit onderwerp die we samen met een mediabureau hebben ontwikkeld tijdens stap 1 en 2, en de website. Agendasetting is gestimuleerd via FB-advertenties, Twitter en persoonlijke mails.
In stap 3 gingen BZK- beleidsmedewerkers in interactie met de doelgroepen via de reacties op FB en de website en in stap 4 organiseerden we brede attendering op het event de ‘Open overheid Oploop’ met sleutelspelers op het onderwerp via social media. Zo twitterde de minister over deze bijeenkomst.
In stap 5 hebben we vanuit BZK samen met andere overheden en maatschappelijke partners de ‘Open Overheid Oploop’ georganiseerd. Tijdens dit event trad de minister van BZK op als gastheer en gingen ruim honderd professionals en burgers met elkaar in discussie over de visie en het actieplan. Daarna hebben we het platform ‘Open Overheid Ambassadeurs’ opgericht en hebben we deelnemers aan digitale en fysieke discussie steeds geïnformeerd over de stappen in het verdere proces, tot aan bespreking van het plan in de ministerraad inclusief de uitkomst daarvan.
Resultaat
Het OGP-visie en actieplan, zijn daadwerkelijk gezamenlijk tot stand gekomen met inzet en input van burgers en een groep van ruim 100 betrokken professionals van verschillende overheidsinstanties. Een groot deel van deze deelnemers is nu nog betrokken bij de gezamenlijke uitvoering van het actieplan.